なぜ意味のない仕事が存在するのか

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「なんでこんな無駄な仕事やらないといけないんだ?」と思うことって多いのではないでしょうか。業務の形骸化というものですね。

なぜ型をつくるか

ゼロベース思考とは「過去の方法に囚われずに、白紙の状態から考えましょう。」という考え方です。

通常、業務(業務プロセス)には型があります。何かの業務を遂行するときに、いちいち毎回ゼロから考えるのは効率的ではありませんし、考えた結果もブレるでしょう。従って、その品質もバラバラになるでしょう。

そうならないように、業務プロセスを設計し、型をつくり、ルーチン化します。そうすれば型にのっとって業務をこなせばよいだけです。新たに考える時間は不要になり、実行することだけに集中すればよいので効率的です。

なぜ形骸化するのか

業務の実行を担当する人は、最初「なんでこんなことするんだろう」と考えるかもしれませんが、決められたとおりにやれば事は進むので、次第に考えるのを止めてしまいます。

業務プロセスはそのときの事業環境に最適化するように設計されています。しかし事業環境が変わったときに、その業務プロセスが形骸化することがあります。

事業環境は遅かれ早かれ変化するので、業務プロセスが形骸化するのは宿命といえます。

ではどうすればいいか

1つは、このようなルーチン系の業務は、自動化・システム化しておいて、形骸化した場合に無駄となるコストを極小化しておくこと。

もう1つは定期的な棚卸し・見直しを行うことです。人間が行う仕事は非ルーチン系の仕事にシフトしておきます。非ルーチン系の仕事の一つに、ルーチン系の業務の見直しを含めておきます。

気をつけなければならないのは、ルーチン系の業務に従事している人を置いてきぼりにした見直しは行わないことです。

ルーチン仕事の中から生まれる発想とか着想もありますし、そもそも実際に従事している人以上に現状を知っている人はいません。

ですので、決める側、決められる側と線引きするのではなく、両者の対話の上で新しい業務プロセスを設計していくのがよいかと思います。

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