忙しいビジネスマンのための文章改善5ステップ

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writing

わかりやすい文章、誤解の少ない文章というのは難しいものです。どうでもいい文書なら読み飛ばしてしまえばいいのですが、仕事となるとそういうわけにもいきません。

私はわかりにくい文章に出くわしたとき、その文章を再構成してするようにしています。

簡単にできる文章改善

実際に再構築してみましょう。まずは以下のサンプルを読んでみてください。

先ほどお送りした資料の内容をグループウェア上の管理シートに反映しましたのでお知らせいたします。合わせて、売上情報に一部修正が入りましたので、合わせて修正反映しています。

○一部修正内容
サービスAの9月度の受注情報が届き、確認したところ、サービスAが事前想定の全解約ではなく10%の解約でしたので、次月度の売上見込みが5,000千円増加しました。

いかがでしょう。前置きの文章(「先ほど~」で始まる文章)もわかりにくいのですが、そこはおいといて、後半の文章(「○一部修正内容」以下~)をいじってみます。

ステップ1:文章をバラす

読んでみて感じたと思いますが、1文が長すぎるのです。適当にバラしてみます。

○一部修正内容
サービスAの9月度の受注情報が届きました。確認したところ、サービスAが事前想定の全解約ではなく10%の解約でした。次月度の売上見込みが5,000千円増加しました。

ステップ2:結論を先にもってくる

結論(言いたい事)を先頭にもってきます。文章の順序変更に伴い、若干、文章そのものも変更しています。

○一部修正内容
次月度の売上見込みが5,000千円増加しました。原因はサービスAが事前想定の全解約ではなく10%の解約に留まったためです。サービスAの9月度の受注情報をもとに確認しています。

ステップ3:不要な情報の削除

今回のケースだと最後のセンテンス「 サービスAの9月度の受注情報をもとに確認しています。 」はなくても良さそうです。なくても意味は通ります。

○一部修正内容
次月度の売上見込みが5,000千円増加しました。原因はサービスAが事前想定の全解約ではなく10%の解約に留まったためです。

ステップ4:必要な情報の追加

修正の結果である差額(5,000千円)や、その原因についての比率(10%)の情報はあるのですが、基礎となる数値がないのでピンとこない文章になってしまっています。基礎の数値が分からないので、ここでは、便宜上、適当な数字を放り込んでおきます。

ついでに「一部修正内容」という言葉もわかりにくので、シンプルに「修正点」とします。

○修正点
次月度の売上見込みが、20,000千円から25,000千円に増加しました。5,000千円の増加です。原因はサービスAが事前に想定した1,000ユーザー全ての解約には至らず100ユーザー(全体の10%)の解約に留まったためです。

ステップ5:構造化する

最後に構造化します。構造化することで、より理解しやすくなります。

○修正点
修正項目:次月度の売上見込み額
修正前 :20,000千円
修正後 :25,000千円
差額 : 5,000千円

[修正理由]
サービスAについて全ユーザー(100ユーザー)の解約を想定していましたが、10ユーザー(10%)の解約に留まりました。想定と実績の差異により、売上見込み額が増加しています。

補足

私が特にお世話になった本たちです。漫然と文章を書いていたことを恥ずかしく感じたものです。

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