使ってますか?Excelの「変更履歴」機能

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Excelファイルで管理

Excelファイルで課題管理や予算などの数値管理等を行っているところもあるかと思います。

関係者や更新頻度が増えてきたら、なんらかの管理システムを利用するのが望ましいとは思います。

しかし、実際のところExcelファイルは誰でもすぐ簡単に使えて便利なもんですから、結局はずっとExcelファイルで管理してしまいます。

Excelファイルで台帳やリストを作成し、そのファイルをファイルサーバーや文書管理ソフト上でファイルを共有している方が多いかと思います。

このとき、ファイルを直接編集するのですが、変更した箇所がわかるよう「変更したセルの背景色を黄色やオレンジ」にしたり「変更した文字列を赤くする」という努力(?)を行っていることかと思います。

一回こっきりの変更ならこれでもいいのですが、例えば、毎週金曜日に更新するという運用である場合、前回の変更箇所を示すセルの背景色が残ったままになり、途中からわけがわからなくなります。

ここのセルの色は黄色になっているが、これはいつ何を変更したんだ?

よし、関係者全員にメールだ!

などという事態に陥ってしまいます。

便利な「変更履歴」機能

既知の方も多いと思いますが、Excelには「変更履歴」を記録する機能があります。これを使えば、セルの値がどう変わったかはすぐにわかります。

(ここでは使い方は書いていません。ググッて下さい。すいません。)

うまく使えば、関係者全員に「変更箇所を教えてください」などというメールを発信する必要はなくなります。

ただし、セルの書式の変更(例えば「セルの背景色を青から赤に変えた」など)については、この「変更履歴」での記録の対象外のようです。

定型フォーマットを準備し、数値を管理していく場合などにはこの「変更履歴」の機能は便利なんではないかと思います。

ちなみに、Wordにも同様の機能があります。PowerPointには変更履歴を記録する機能はありませんが、PowerPointのファイル同士を比較する機能があります。(このブログを書くにあたりはじめて知りました・・・)

尚、Googleドキュメントにもあるようですね、「変更履歴」。

残念ながら、普段Googleドキュメントを使うことがありませんので詳細はわかりませんが。

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