忙しい人のための業務フローの作り方

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業務フローにまつわる疑問

以前「伝わる業務フローの作り方」というエントリーを書きました。

このエントリーでは「業務フローなんだからデータフローを書くな」という事を書いたのですが、よく考えたらこれは「作り方」以前の話。

具体的な「作り方」、つまり、どういう手順でどんな風につくればいいの?という疑問には答えていません。

そこで今回はそれに答えたいと思います。

前提

「業務フローの書き方」は書籍やWeb上で、たくさん紹介されています。

私がこれから書く事も、特に目新しい内容が盛り込まれているわけではありません。

なのに何故書くのかといいますと、みんな忙しすぎて(?)、本やWeb記事をじっくり読んだりしていないからです。

みんなエッセンスだけを求めています。

そこでそのエッセンスだけ取り出して紹介します。

エッセンスだけできちんとした業務フローをつくるのは難しいかもしれませんが、それなりのフローは作れるようになると思います。

というわけで、私が若手のエンジニアやビジネスマンの方から「業務フローの作り方」について問われたときに答えている「手順」を披露いたします。

※私独自の方法です。その点、ご了承ください。

手順

(1)業務プロセスを書く

A3サイズのコピー紙や大きめのノートに、思いつくまま、いつくか中心的な業務プロセスを書きます。

業務プロセスは「楕円」を書きその中に「業務内容」を書きます。

「業務内容」は例えば「注文を受け付け、受注リストに記録する」いった具合です。

コンピューター臭を出さないことがポイントです。

“人”が行う業務を表現するのであってコンピュータがやることを書くのではありません。

例えば「明細データを集計してサマリデータを生成する」とかは書く必要はありません。(後でデータフローで表現すれば十分です。)

その判断が難しければ、思い切ってコンピュータがない時代(昭和初期とか)を想定して業務プロセスを書くといいでしょう。

この場合は「明細表を集計してサマリの表をつくる」というような業務プロセスが登場します。

(2)業務プロセスをつなげる

ある程度業務プロセスを書いたら、その業務プロセス(楕円)を時系列に矢印(→)でつなげます。この矢印こそがフローです。

この時点では、始点、終点、条件分岐、ジョインノードやフォークノードは気にしません。

表現したいことがあればマンガチックに吹き出しでもつけてコメントしておけばOKです。

フローを表現する過程で、業務プロセスが欠けていると思ったら、サクッと追加しましょう。

(3)アクターと業務プロセスを紐付ける

業務プロセスに対して、担当者(アクター)を設定します。

最終的にはスイムレーンをひいてそのレーン内に収まるようにするのですが、ここでは気にしません。

(4)トリガーを設定する

「(3)で設定したアクターは(1)で設定した業務プロセスを、いつ、どんなタイミングで行うのか?」を明らかにします。

ここではそれを「トリガー」と呼びます。

「毎日16時になったら」とか「前工程の担当者から受注リストが届いたら」とかこういうった表現になります。

(5)スイムレーン上に配置する

ここから、ExcelでもDrawツールでもなんでもいいのですが、データファイル化します。

それと同時に業務フローをスイムレーン上に配置していきます。

Excelを使う場合、フロー(矢印)はコネクタを使うことになると思いますがコネクタが重なっても問題ありません(後で調整します)。

これからまだまだ業務プロセスの配置は変わります。

尚、オブジェクトのサイズやフォントサイズは揃えておくことをオススメします。

(6)最初から最後までチェックする

ざっとチェックします。

分岐についての記載がなかったり、業務プロセスの粒度が変わってしまっていたり、そもそも大事な業務プロセスが抜けてしまったりしていると可能性があります。

通しで見てみて違和感がなければOKです。

粒度について違和感を感じる例としてファイルの取込エラーなどのエラー処理を業務フローに書いている場合です。

こういうのは最初に業務フローには必要ありません。

操作マニュアルなどにオペレーションフローとして表現すれば十分です。

どうしても気になるなら吹き出しコメントを付けておきましょう。

同時に、始点と終点の確認を行います。

フロー(矢印)上に境界線を引いて、検討しているシステムのスコープを明確化しましょう。

その境界線上を通るフロー(矢印)が始点や終点となります。

(7)気になる点を修正する

ある程度形になってきたら見栄え、体裁を整えます。

どう表現したらよいかわからない点、しっくりこない点があれば、コメントで残しておきます。

表現の正確さは問題ではありません。

重要なのは、つくったフロー(紙)とアナタの説明を通じて、業務の内容を関係者と共有することです。

表現については、関係者との会話のなかで精査したほうが、多分、早いと思います。

まとめ

①手書きでざっくりつくる。

②気になる点はコメントを残す。

③早い時期に第三者とレビューする。

の3つがポイントです。

ある程度かけるようになると、次第に、正確さや表現の詳細が気になるようになると思います。

そのときは書籍等にあたってみてください。

(参考)

以下の3冊はオススメです。今でもときどき読み返しています。

こちらはデータフローやデータモデリングについて書かれています。これを知っていると業務フローも書きやすい…と思います。

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カテゴリーIT

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