議事録の書き方/日本語の鍛え方

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読みづらい議事録が回ってきた

先日参加した会議の議事録が回ってきました、というかメールで送付されてきました。

「過不足や認識誤り等あれば、指摘願う」との事。

その議事録を書いた方は、社会人歴が浅い(といっても少なくとも1年は経過していると思われる)方で、読む前に一抹の不安がよぎったのですが、まぁ、半分くらいはその不安が的中しました。

言わんとしていること(書きあらわしたいこと)は(その会議に出席していたので)理解できるのですが、「議事録」として成り立っていない部分もチラホラ見受けられました。

普段、人様が作った資料にアレやコレや注文をつけたりはしないのですが、当の議事録を書いた本人との話しの延長で、議事録作成にあたって3つのポイントを伝えました(えらそうですいません)。参考までにご披露いたします。

尚、その時点で私が抽出したポイントですので、また変わるかもしれません。

議事録の3つのポイント

1.何のために議事録を残すのか(Why)

議事録は、次のアクションへとつながらないとその意味が半減してしまいます。また「なぜそのアクションをとることになったのか」が、後から判別できるようにしておかなければなりません。

2.議事録には何を書くべきか(What)

以下の2つがあれば十分です。

  • 決定事項(及びその背景・根拠)
  • 課題事項(及びその背景・根拠)

課題事項については、その課題について「誰が」「いつ」「何を」行うかを明記します。会議の終りに、課題事項と「誰が」「いつ」「何を」を行うかを確認すると尚よいでしょう。場合によっては「どうやって」についても確認したほうがいいかもしれません。

3.議事録はどのように書くべきか(How)

時系列に書かずに、テーマ別に、適当にカテゴライズするとよいでしょう。単に話した順に書くと、結局何がどうなったのかがわかりにくくなります。話したことを話した通りに書けばいいのであれば、レコーダーで十分です。

「日本語の文章」を書く訓練を積む

ついでですが、「日本語の文章」としてもう少し工夫したほうがいいと思う点もありました。普段から「書いて、読ませて、指摘をもらう」ということが行われていれば、自ずと文章力は高まるものですが、最近は、スピード重視という名のもと(?)、曖昧でよくわからない表現でも許容されていることもあるように思います。

文章力は論理思考の基礎でもあります。早いうちに鍛えておかないと、後々、困ったことになります。

文章については、過去に「忙しいビジネスマンのための文章改善5ステップ」というエントリも書いています。興味がある方は是非、参照ください。

書いてある通りに理解することの難しさ

少々おかしな文章であっても、その背景を知っていると無意識に「意味の補足」を行い、文意を通してしまいます。その「意味の補足」が、文章の書き手の意図に沿っていればいいのですが、そうであるとも限りません。

日常会話ではそれでも困ることは少ないと思いますが、ビジネス、とりわけエンジニアリングの世界となると、誤った「意味の補足」が事実を把握する上での弊害となることがあります。

(参考)

「文書を正しく読み取る」ことがいかに難しいかを教えてくれる、貴重な一冊です。

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